Как делегировать задачи и ездить в отпуск, когда захочешь

Меня зовут Александр Ткаченко, и я занимаюсь бизнесом в сфере ивента — организую мероприятия и праздники для детей. Когда я только начинал своё дело, я понял, что невозможно 24/7 быть на связи. Работа отнимала всё время, а мне хотелось быть ещё и с семьёй. Тогда я начал делегировать. Теперь могу ездить в горы когда захочу. Сотрудники берут на себя ответственность за результат и не звонят по любому поводу. Как мне это удалось — расскажу в статье.

О компании Плейбери.рф

С чего всё началось

Раньше я сам вёл мероприятия, но в один момент понял, что хочу быть свободнее и зарабатывать больше. Так появилась идея открыть свой бизнес. Мы с женой наняли двух ведущих, которых обучили проводить мероприятия. А я начал вести продажи и коммуникацию с клиентами.

Как делегировать продажи

Скоро я понял, что мой рабочий день ничуть не сократился, а даже наоборот. Хотя я полностью оставил деятельность ведущего. Теперь мне приходилось постоянно быть на линии, общаться с клиентами и отвечать на вопросы. Я решил — так не пойдёт — и нанял первого менеджера по продажам.

Кому передать задачи

Первый менеджер по продажам учился у меня. Всё как с ведущими — без регламентов, чек-листов и инструкций. Он сразу отвечал на звонки. Я смотрел, как он работает, что-то корректировал. В итоге удалось снять с себя половину менеджерских обязанностей, но я хотел большего. И нанял второго менеджера.

Сейчас есть отдел продаж, у которого свои скрипты общения с клиентами. Они проходят обучение перед началом работы.

Как контролировать работу

• Каждый день менеджеры присылают отчёты из CRM о количестве звонков, лидов, продаж, выполненной работе.

• В конце недели руководитель отдела продаж присылает информацию о том, как прошли мероприятия, какие были сложности, как отработали продажи на этой неделе.

• Иногда я слушаю звонки и читаю переписки. Это помогает отследить, соблюдают ли менеджеры скрипты и как они разговаривают с клиентами.

Как делегировать маркетинг

Я долго занимался маркетингом самостоятельно. Маркетинг — важная составляющая успеха компании, занимающейся организацией праздников.

Кому передать задачи

• SMM-специалист работает в штате — делает фото и видео, ведёт соцсети;

• Часть маркетинга — это подрядчики. Например, мы отдаём на аутсорс SEO.

Как контролировать работу

Я делегировал маркетинг полностью и оцениваю работу своих сотрудников с помощью метрик. Считаю, что самое главное в маркетинге — это цифры. Поэтому тут важно смотреть, сколько лидов (люди, которые заинтересовались услугой и оставили контакты) приходит и из каких каналов они идут.

Как делегировать финансы

Кому делегировать финансы

Это та часть, где я сразу распределил обязанности. Бухгалтер в компании появилась очень быстро — она вела учёт, а администраторы заполняли первичную документацию.

Как контролировать работу

Год назад произошло слияние нескольких компаний — и у меня появились бизнес-партнёры, с которыми мы распределили основные направления: продажи, маркетинг, финансы и операционная деятельность. Каждый продвигает своё направление.

Как делегировать найм

Кому передать задачи

Найм я делегирую бизнес-ассистенту или руководителям отделов. Обычно я подключаюсь тогда, когда нужно написать текст вакансии и согласовать готовую кандидатуру. Как я это сделал?

• Нарисовал портрет кандидата — возраст, опыт, предыдущие места работы, образование, адрес. И рассказал о ценностях, которые важны в нашей компании.

• Бизнес-ассистент предлагает заполнить анкету всем откликнувшимся и выбирает около 10 лучших откликов.

• Он приглашает кандидатов на групповое собеседование, которое проводит руководитель группы.

• Руководитель принимает решение, кого взять в команду.

Как контролировать работу

Когда появляется новый сотрудник, я собираю обратную связь от него и от руководителя. Это помогает понять, справился руководитель с наймом или нет. Если он не справляется систематически — вероятнее всего, придётся попрощаться.

Советы по делегированию

Как выстроить процессы, чтобы не работать 24/7:

• Нужно делать действительно хороший продукт и качественную работу — тогда появятся финансы и возможности, которые помогут построить классную команду.

• Сотрудники должны разделять ценности предпринимателя.

• Сотрудники должны уметь справляться со сложными ситуациями самостоятельно.

• Важно давать не только регламенты и чек-листы, но и систематически контролировать рабочие процессы. Например, с помощью CRM и отчётов.